ספר סחר וספר תיווך רכב: מה חייב להיות בהם

למי יש חובה לנהל ספר סחר

התוספת להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) מגדירה "סוחר רכב" כנישום שעסקו או חלק מעסקו מסחר ברכב, ו"מתווך רכב" כנישום שעסקו או חלק מעסקו תיווך בקניית רכב, במכירתו ובהחלפתו. די בכך שחלק מהעסק הוא מסחר ברכב כדי שההוראות יחולו.

סוחר רכב שמחזור עסקו עולה על 11,400,000 שקל, או מתווך רכב שעמלתו השנתית עולה על 460,000 שקל, חייב במערכת חשבונות בשיטת החשבונאות הכפולה, ובכלל זה ספר קופה, ספר הסחר, ספר תיווך, שוברי קבלה, חשבוניות ורשימת מלאי לסוף שנת המס.

מי שמתחת לסכומים האלה חייב לנהל לפחות ספר תקבולים ותשלומים, ספר הסחר, ספר תיווך, שוברי קבלה, חשבוניות, רשימת מלאי לסוף השנה, רשימת יתרות חייבים וזכאים ותיק תעוד חוץ. כלומר ספר הסחר וספר התיווך נדרשים בכל גודל עסק. הסכומים מתעדכנים מעת לעת, ולכן כדאי לאמת אותם מול רואה החשבון שלך.

מה חייב להופיע בספר הסחר

ההוראות קובעות שספר הסחר יהיה ספר כרוך, כרטסת עם אינדקס בספר כרוך, או חשבונות במערכת הנהלת חשבונות כפולה, ושיירשמו בו הפרטים הבאים לגבי כל כלי רכב בנפרד.

• תיאור הרכב: היצרן, המודל, שנת הייצור ומספר הרישוי או מספר מזהה אחר
• ברכב שנרכש: תאריך הרכישה או קבלת שטר המכר, המוקדם שבהם
• ברכב שנרכש: שם המוכר ומענו, ומחיר הקנייה
• ברכב שנרכש: דמי התיווך ששולמו, ושם המתווך ומענו
• ברכב שנרכש: הוצאות תיקונים ושיפורים, אלא אם קיים רישום אחר שמייחס את ההוצאה לרכב
• ברכב שנמכר או הושכר: תאריך המכירה או מסירת שטר המכר, המוקדם שבהם, או תאריך ההשכרה
• ברכב שנמכר: שם הקונה ומענו, סכום המכר, ודמי התיווך ששולמו
• ברכב שנמכר: סימול לאיתור החשבונית או הסכם המכר או הסכם ההשכרה

מה חייב להופיע בספר התיווך

ספר התיווך יהיה ספר כרוך, ובו נרשמים יום יום הפרטים הבאים לגבי כל רכב שהוצע למכירה.

• תאריך ההצעה, שם המציע ומענו
• תיאור הרכב המוצע והמחיר הנדרש
• סכום דמי התיווך שהוסכמו מראש
• ואחרי ביצוע המכר: תאריך המכר והמחיר הסופי
• סכום דמי התיווך הסופי ומספר החשבונית או שובר הקבלה

למה ההפרדה בין הספרים קריטית

בעסקת תיווך הרכב אינו בבעלותך. אתה מציע אותו למכירה בעבור לקוח ומקבל דמי תיווך, ולכן העסקה נרשמת בספר התיווך ולא בספר הסחר.

הטעות הנפוצה היא לרשום רכבי תיווך יחד עם המלאי שבבעלותך. התוצאה היא מלאי מנופח, רווח מעוות ואי התאמה בהצלבות של רשות המסים. זו בדיוק הנקודה שבה ספרים נפסלים.

איך זה מתנהל ב-Keez בלי עבודה נוספת

אין ב-Keez מסך שנקרא "מלא ספר סחר". הספרים נבנים מהעסקאות עצמן. ברגע שרכב נקלט למלאי נפתחת לו שורה בספר הסחר עם תאריך הרכישה, המוכר, המחיר ומקור הרכב. כשהוא נמכר, אותה שורה נסגרת עם תאריך המכירה, הקונה, המחיר ומספר המסמך.

רכב שנקלט בתיווך נכנס לספר התיווך, ולא לספר הסחר, עם ההסכם והעמלה. הרישומים ממוספרים ברצף ומתועדים, כך שהספר משקף את הפעילות בזמן אמת ולא נבנה ערב ביקורת. אם חסר שדה חובה, הרשומה מסומנת כחסרה כדי שתשלים אותה מוקדם ולא באיחור.

ספר סחר מול ספר תיווך: ההבדלים בקצרה

הטבלה הבאה מרכזת את ההבדלים המעשיים בין שני הספרים, כפי שהם משתקפים בעבודה היומיומית של סוכנות.

• בעלות על הרכב: בספר הסחר הרכב בבעלותך; בספר התיווך הרכב נשאר בבעלות הלקוח
• מתי נפתח רישום: בספר הסחר ברכישה או בקבלת שטר המכר; בספר התיווך ביום שהרכב הוצע למכירה
• מה מכניס כסף: בספר הסחר ההפרש בין מחיר המכירה לעלות; בספר התיווך דמי התיווך בלבד
• מה נרשם בסגירה: בספר הסחר הקונה, סכום המכר והמסמך; בספר התיווך המחיר הסופי, העמלה הסופית ומספר החשבונית
• השפעה על המלאי: רכב בספר הסחר נספר במלאי לסוף השנה; רכב בתיווך אינו חלק מהמלאי שלך

הטעויות שגורמות לפסילת ספרים

ברוב המקרים הבעיה איננה כוונה רעה אלא הרגלי עבודה. אלה הטעויות שחוזרות על עצמן בביקורות בענף הרכב.

• מילוי הספר בדיעבד, בסוף חודש או לפני ביקורת, במקום ביום שבו התרחשה הפעולה
• רישום רכבי תיווך כמלאי, או רישום רכב שנקנה כעסקת תיווך
• רכב שנמכר ולא נסגר בספר, כך שהוא ממשיך להופיע כמלאי שנים אחרי שיצא מהמגרש
• חוסר התאמה בין סכום המכר בספר לבין החשבונית או הסכם המכר
• רכב בטרייד אין שלא נפתח לו רישום רכישה נפרד, כי "הוא חלק מהעסקה"
• הוצאות תיקון ושיפוץ שלא מיוחסות לרכב מסוים, ולכן הרווח לכל רכב לא ניתן לבדיקה
• פערים במספור או מחיקות בלי תיעוד, שמעוררים חשד שרישומים הוסרו

דוגמה: רכב אחד, משני הצדדים של הספרים

נניח שקנית מאדם פרטי טויוטה קורולה 2019 ב-62,000 שקל, ושילמת 1,800 שקל על טיפול וטסט. בספר הסחר נפתחת שורה עם תאריך קבלת שטר המכר, שם המוכר ומענו, מחיר הקנייה, ובהמשך הוצאות התיקון. כשהרכב נמכר ב-71,000 שקל, אותה שורה נסגרת עם תאריך המכירה, שם הקונה ומענו, סכום המכר ומספר החשבונית.

באותו שבוע לקוח השאיר אצלך מאזדה 3 למכירה בתיווך, ביקש 55,000 שקל, וסיכמתם על עמלה של 2,500 שקל. כאן לא נפתח דבר בספר הסחר. בספר התיווך נרשמים תאריך ההצעה, שם הלקוח, תיאור הרכב, המחיר הנדרש והעמלה שסוכמה. כשהרכב נמכר נרשמים המחיר הסופי, העמלה בפועל ומספר החשבונית על העמלה בלבד.

מה רואה החשבון ורשות המסים בודקים בפועל

בביקורת בודקים קודם כול רציפות ושלמות: האם כל רכב שנכנס יצא או עדיין במלאי, האם המספור רציף, והאם כל מכירה מגובה במסמך. אחר כך מצליבים: מכירה בספר מול חשבונית או הסכם מכר, ורכישה מול שטר מכר. לכן ההוראות מחייבות לרשום בכל מכירה סימול לאיתור החשבונית או הסכם המכר.

סוכנות שספריה נבנים מהעסקאות עצמן עוברת את השלבים האלה מהר יותר, כי המסמך, הרישום והעסקה הם אותו נתון ולא שלושה עותקים שצריך ליישר ביניהם.

רשימת בדיקה חודשית לסוכנות

עשר דקות בסוף כל חודש חוסכות ימים של שחזור לפני ביקורת. עברו על הסעיפים הבאים לפני שאתם מעבירים חומר לרואה החשבון.

• כל רכב שנקנה החודש פתוח בספר הסחר, עם שטר מכר או מסמך רכישה
• כל רכב שנמכר נסגר בספר, וסכום המכר זהה לחשבונית
• כל רכב בתיווך רשום בספר התיווך עם הסכם חתום והעמלה שסוכמה
• רכבים שחזרו לבעליהם בתיווך סגורים עם תאריך ההחזרה
• הוצאות מוסך, טסט ופוליש משויכות לרכב הנכון
• אין פערים במספור הרישומים, וכל תיקון מתועד
• רכבי טרייד אין נפתחו כרכישה נפרדת

מעבר מספר ידני או מאקסל לספר דיגיטלי

המעבר לא מחייב להתחיל מאפס. קובעים תאריך מעבר, מעבירים את הרכבים שעדיין במלאי ואת עסקאות התיווך הפתוחות, ומאותו יום כל עסקה חדשה נרשמת רק במערכת. את הספר הישן שומרים כפי שהוא, יחד עם המסמכים, לתקופת השמירה הנדרשת.

כדאי לתאם את תאריך המעבר עם רואה החשבון, רצוי בתחילת חודש או רבעון, כדי שהדיווח התקופתי לא יתפצל בין שני מקורות. אחרי המעבר עוברים פעם אחת על המלאי הפיזי במגרש ומוודאים שכל רכב שעומד שם מופיע בספר, ושכל רכב בספר אכן עומד במגרש או נמכר.

שאלות ותשובות

אפשר לנהל ספר סחר באקסל?

אפשר, אם הוא מלא, רצוף ומגובה במסמכים. הבעיה המעשית היא שאקסל לא יודע אם שכחת שדה, ולא מסתדר מול הצלבות, ולכן רוב הפסילות מתחילות שם.

מה קורה אם רכב הוחזר לבעליו בתיווך?

צריך לתעד את ההחזרה ולסגור את הרישום בספר התיווך עם תאריך ההחזרה, כדי שלא ייראה כאילו הרכב נמכר.

הספרים האלה מחליפים את הנהלת החשבונות?

לא. הם ספרי עזר ייעודיים לענף שנדרשים לצד הנהלת החשבונות והחשבוניות.

מה ההבדל בין ספר סחר לספר תיווך?

ספר הסחר מתעד רכבים שבבעלותך, מרכישה ועד מכירה. ספר התיווך מתעד רכבים של לקוחות שאתה מוכר בעבורם תמורת דמי תיווך. רכב אחד לא אמור להופיע בשניהם.

האם אפשר לנהל ספר סחר במחשב?

לפי תוספת י, ספר הסחר יכול להיות ספר כרוך, כרטסת עם אינדקס בספר כרוך, או חשבונות במסגרת מערכת חשבונות בשיטה הכפולה. ספר התיווך מוגדר בהוראות כספר כרוך. מערכת חשבונות ממוחשבת כפופה לכללים שבנספח ה להוראות, ולכן את אופן הניהול הממוחשב יש לתאם עם רואה החשבון.

איך רושמים רכב שהתקבל בטרייד אין?

ההוראות מחייבות רישום של כל רכב שנרכש, ורכב בטרייד אין הוא רכב שרכשת. לכן נפתחת לו שורה משלו בספר הסחר, עם תאריך הרכישה או קבלת שטר המכר, שם המוכר ומענו ומחיר הקנייה, גם כשהתמורה משולמת בקיזוז.

מה עושים אם גיליתי רישום חסר מלפני כמה חודשים?

משלימים אותו מיד עם התאריך האמיתי של העסקה, מצרפים את המסמכים ומתעדים מתי ולמה נעשתה ההשלמה. רישום מאוחר ומתועד עדיף בהרבה על חור בספר.

האם עובד יכול למלא את הספרים במקומי?

כן, אבל האחריות נשארת על העוסק. לכן חשוב שכל רישום יהיה מתועד, כולל מי רשם ומתי.

כמה זמן צריך לשמור את הספרים?

לפי סעיף 25(ג) להוראות, מערכת החשבונות נשמרת שבע שנים מתום שנת המס שאליה היא מתייחסת, או שש שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה לאותה שנה, לפי המאוחר.

להמשך קריאה

• כמה הרכב באמת עומד עליך, ואיך מחשבים רווח
• עסקת טרייד אין: איך עושים אותה נכון
• חוזה מכירת רכב דיגיטלי וטופס גילוי נאות